Centraal Bureau

Het doel van het Centraal Bureau is vraag- en resultaatgerichte dienstverlening te bieden waardoor het College van Bestuur, de schooldirecties en overige medewerkers hun werkzaamheden optimaal kunnen verrichten. Het Centraal Bureau ondersteunt de scholen van de CVO Groep op het gebied van financiën, personeel en organisatiezaken, ICT, huisvesting, kwaliteitszorg en AVG.

Organisatie Centraal Bureau

Het Centraal Bureau wordt aangestuurd door de bestuurder. Het Centraal Bureau is als volgt ingedeeld:

  • Bedrijfsbureau
  • Personeel en Organisatie
  • ICT
  • Onderwijskwaliteit
  • Huisvesting
  • Inkoop
  • AVG

Bedrijfsbureau

Onder het bedrijfsbureau vallen de afdelingen financiën, personeelszaken en leerlingenadministratie. De afdeling financiën draagt zorg voor het te voeren financieel beleid en voor de financiële administratie van de CVO Groep als geheel als ook voor de afzonderlijke scholen. Daarbij vervult de planning en control cyclus een belangrijke rol op deze afdeling. Daarnaast houdt deze afdeling zich bezig met zaken als treasury, belastingen en verzekeringen. De werkzaamheden betreffende de salaris- en personeelsadministratie vallen organisatorisch ook onder het bedrijfsbureau voor wat betreft de uitvoerende zaken van deze administratie en worden gedaan in samenwerking met het hoofd P&O. De afdeling leerlingenadministratie ondersteunt de scholen bij het werken met het leerlingenadministratie- en leerlingenvolgsysteem. Zo worden updates en wettelijke wijzigingen vanuit deze afdeling doorgenomen met de leerlingenadministraties op de scholen. Daarnaast produceert deze afdeling op verzoek van de scholen rapportages vanuit het leerlingenadministratiesysteem.

Het Centraal Bureau wordt aangestuurd door de bestuurder. Het Centraal Bureau is als volgt ingedeeld:

  • Bedrijfsbureau
  • Personeel en Organisatie
  • ICT
  • Onderwijskwaliteit
  • Huisvesting
  • Inkoop
  • AVG

Onder het bedrijfsbureau vallen de afdelingen financiën, personeelszaken en leerlingenadministratie. De afdeling financiën draagt zorg voor het te voeren financieel beleid en voor de financiële administratie van de CVO Groep als geheel als ook voor de afzonderlijke scholen. Daarbij vervult de planning en control cyclus een belangrijke rol op deze afdeling. Daarnaast houdt deze afdeling zich bezig met zaken als treasury, belastingen en verzekeringen. De werkzaamheden betreffende de salaris- en personeelsadministratie vallen organisatorisch ook onder het bedrijfsbureau voor wat betreft de uitvoerende zaken van deze administratie en worden gedaan in samenwerking met het hoofd P&O. De afdeling leerlingenadministratie ondersteunt de scholen bij het werken met het leerlingenadministratie- en leerlingenvolgsysteem. Zo worden updates en wettelijke wijzigingen vanuit deze afdeling doorgenomen met de leerlingenadministraties op de scholen. Daarnaast produceert deze afdeling op verzoek van de scholen rapportages vanuit het leerlingenadministratiesysteem.

Personeel & Organisatie

Het hoofd P&O houdt zich bezig met voorstellen inzake het personeelsbeleid en volgt de regelgeving omtrent de cao’s van VO/PO en de arbo-wetgeving. Daarbij wordt getracht de arbeidsomstandigheden te optimaliseren zodat medewerkers zo prettig mogelijk kunnen werken. Daarnaast voorziet het hoofd P&O het College van Bestuur en de schoolleidingen van advies op het gebied van rechtspositionele zaken en organisatorische vraagstukken.

ICT

De ICT infrastructuur van de CVO Groep wordt beheerd door een externe ICT dienstverlener. Op het Centraal Bureau is een Hoofd ICT die het contract beheert met de ICT dienstverlener en ICT beleidszaken bespreekt met het College van Bestuur en met de scholen. Onder zijn verantwoordelijkheid valt ook het contractbeheer van de glasverbindingen naar het internet, de telefonie, de multifunctionals en tevens de aanschaf van ICT middelen inclusief digiborden. De afdeling ondersteunt verder bij het vernieuwen en onderhouden van de websites van de scholen en het Centraal Bureau en verzorgt de afdeling de totstandkoming van de digitale nieuwsbrieven voor de medewerkers.

Onderwijskwaliteit

Deze afdeling maakt de prognoses van de Opbrengstenkaart van de Onderwijsinspectie, coördineert de interne kwaliteitsmeting via het KIK-team, stelt kwaliteitsmeters op en onderhoudt het contact met de Onderwijsinspectie. Daarnaast ondersteunt en adviseert deze afdeling de schoolleidingen of medewerkers van de scholen die data uit het leerlingenadministratiesysteem willen halen voor een onderzoeksvraag. Het KIK-team is het Kijk In de Keuken team waarin docenten en leden van de schoolleiding zitten die drie maal per jaar op bezoek gaan bij een school van de CVO Groep onder leiding van een extern deskundige om te observeren of hetgeen de school in de zelfevaluatie heeft geschreven ook wordt uitgevoerd in de praktijk. Daarvan wordt een rapport opgesteld dat het KIK-team aanbied aan het College van Bestuur.

De ICT infrastructuur van de CVO Groep wordt beheerd door een externe ICT dienstverlener. Op het Centraal Bureau is een Hoofd ICT die het contract beheert met de ICT dienstverlener en ICT beleidszaken bespreekt met het College van Bestuur en met de scholen. Onder zijn verantwoordelijkheid valt ook het contractbeheer van de glasverbindingen naar het internet, de telefonie, de multifunctionals en tevens de aanschaf van ICT middelen inclusief digiborden. De afdeling ondersteunt verder bij het vernieuwen en onderhouden van de websites van de scholen en het Centraal Bureau en verzorgt de afdeling de totstandkoming van de digitale nieuwsbrieven voor de medewerkers.

Deze afdeling maakt de prognoses van de Opbrengstenkaart van de Onderwijsinspectie, coördineert de interne kwaliteitsmeting via het KIK-team, stelt kwaliteitsmeters op en onderhoudt het contact met de Onderwijsinspectie. Daarnaast ondersteunt en adviseert deze afdeling de schoolleidingen of medewerkers van de scholen die data uit het leerlingenadministratiesysteem willen halen voor een onderzoeksvraag. Het KIK-team is het Kijk In de Keuken team waarin docenten en leden van de schoolleiding zitten die drie maal per jaar op bezoek gaan bij een school van de CVO Groep onder leiding van een extern deskundige om te observeren of hetgeen de school in de zelfevaluatie heeft geschreven ook wordt uitgevoerd in de praktijk. Daarvan wordt een rapport opgesteld dat het KIK-team aanbied aan het College van Bestuur.

Huisvesting

De afdeling huisvesting ondersteunt de scholen bij het onderhoud en de renovaties van of verbouwing op de scholen. Er is daarbij nauw contact met de bedrijven welke zijn gecontracteerd voor deze werkzaamheden. Ook wordt door deze afdeling in samenwerking met de afdeling financiën een meerjarig onderhoudsplan voor alle locaties van de CVO Groep opgesteld.

Inkoop

De afdeling inkoop stelt het inkoopbeleid op en ondersteunt bij meervoudig onderhandse of Europese aanbestedingen. Voor Europese aanbestedingen wordt de expertise ingeschakeld van externe deskundigen. De CVO Groep werkt met een externe partij voor het contractbeheer. De afdeling inkoop onderhoudt hiermee het contact.

De afdeling huisvesting ondersteunt de scholen bij het onderhoud en de renovaties van of verbouwing op de scholen. Er is daarbij nauw contact met de bedrijven welke zijn gecontracteerd voor deze werkzaamheden. Ook wordt door deze afdeling in samenwerking met de afdeling financiën een meerjarig onderhoudsplan voor alle locaties van de CVO Groep opgesteld.

De afdeling inkoop stelt het inkoopbeleid op en ondersteunt bij meervoudig onderhandse of Europese aanbestedingen. Voor Europese aanbestedingen wordt de expertise ingeschakeld van externe deskundigen. De CVO Groep werkt met een externe partij voor het contractbeheer. De afdeling inkoop onderhoudt hiermee het contact.

Verwerking persoonsgegevens

In het kader van de AVG heeft de CVO Groep een functionaris gegevensbescherming (FG-er) aangesteld. Deze functionaris valt direct onder het College van Bestuur. Naast het toezichthouden op de naleving van de AVG wetgeving ondersteunt en adviseert de FG-er het College van Bestuur en de scholen bij vraagstukken betreffende de uitvoering van de AVG.