Verwerking van persoonsgegevens
Wij verzorgen onderwijs aan leerlingen en verwerken daarbij persoonsgegevens. Dit is nodig voor het organiseren en geven van onderwijs en de begeleiding van leerlingen. We gaan zorgvuldig om met de persoonsgegevens van zowel leerlingen als van medewerkers. Voorbeelden van persoonsgegevens van leerlingen die door school worden verwerkt zijn NAW-gegevens, BSN, schoolresultaten, gegevens voor het organiseren van het onderwijs, (medische) gegevens t.a.v. de zorg en begeleiding van leerlingen, absentie gegevens en contactgegevens van ouders/verzorgers. Voor medewerkers worden o.a. NAW gegevens, gegevens t.a.v. aanstelling (waaronder het BSN) en het functioneren, ziekmeldingen en gegevens die nodig zijn voor het organiseren van het onderwijs.
Wij verwerken ook foto- en videobeelden van leerlingen en medewerkers voor de doelen opleiding en coaching van stagiaires en medewerkers en het geven van (online) onderwijs.
Beperkte inzage
Docenten delen met elkaar persoonsgegevens die van belang zijn voor de begeleiding van de leerlingen. Daarbij wordt in ons leerlingenadministratiesysteem wel onderscheid gemaakt tussen de docenten en begeleiders. Niet alle docenten, begeleiders en administratieve medewerkers kunnen alle gegevens zien. Een medewerker op de school kan alleen die gegevens zien die past bij de rol die deze medewerker in de school heeft. Een docent kan daardoor alleen de gegevens zien van de leerlingen aan wie hij of zij lesgeeft. Voor docenten van die leerlingen zijn weer niet alle gegevens te zien, zo zijn bijvoorbeeld gegevens t.a.v. zorg afgeschermd en alleen zichtbaar voor o.a. de mentor of de zorgcoördinator.
De persoonsgegevens van de medewerkers zijn alleen zichtbaar voor de leidinggevende van de medewerker en voor de medewerkers op de afdeling P&O in het kader van personeelsbeleid of uitvoering van de arbeidsovereenkomst.
Delen van persoonsgegevens
Wij delen persoonsgegevens alleen met derden als dit nodig is het organiseren of geven van onderwijs of om te voldoen aan een wettelijke verplichting. Met organisaties die uw gegevens verwerken in opdracht van de school worden afspraken gemaakt om ervoor te zorgen dat uw gegevens ook daar goed zijn beveiligd. Zo zijn de scholen bijvoorbeeld wettelijk verplicht om aanmeldingen, uitschrijvingen en het wel of niet bevorderen van leerlingen door te geven aan het Ministerie van Onderwijs en Wetenschappen, in dit geval aan DUO.
Om de leerlingen te kunnen voorzien van (digitale) leermiddelen worden gegevens zoals school e-mailadres, naam, klas, opleiding en eventueel adresgegevens aan de distributeur van de leermiddelen en de educatieve uitgevers doorgegeven. Waar mogelijk wordt dit in gepseudonimiseerde vorm gedaan zoals bv. door gebruik te maken van het Eck-id. Voor medewerkers worden persoonsgegevens o.a. gedeeld met de belastingdienst, pensioenfondsen, arbodienst en het bedrijf dat de salarisverwerking regelt.
Met alle partijen die namens de (scholen van de) CVO groep persoonsgegevens verwerken zijn verwerkersovereenkomsten afgesloten. Daarin wordt vastgelegd welke gegevens voor welk doel worden verwerkt en wanneer deze gegevens weer verwijderd dienen te worden. Ook worden daarin afspraken gemaakt over de beveiliging van de aangeleverde persoonsgegevens.
Toestemming
Voor het verwerken van persoonsgegevens welke niet rechtstreeks te maken hebben met het onderwijsproces is soms toestemming nodig van de ouders of van de leerlingen als die 16 jaar of ouder zijn. Denk daarbij aan het geven van toestemming voor klassenfoto’s, het plaatsen van foto’s van leerlingen op de website, op sociale media, in brochures en in de schoolgids of voor het delen van medische rapporten.
